لأنّ البريد الالكتروني هو أحد أهمّ ركائز حياتك العملية، يجب أن يخضع الى قواعد وشروط كي يساهم في بناء هيكلية الصورة المهنية التي تطمحين الى إظهارها والتي لها المسؤولية الكبيرة في تعبيد طريق نجاحك وتوسّع نشاطاتك وتقدّمها. اليك التفاصيل.
اختبري نفسك: من أنت حين تتعدد المهام؟
– في الشكل: لا يمكنك عزيزتي الاعتماد على بريد الكتروني من أيّام المراهقة باسم الفنان الذي تعشقين أو بصفات تتمنين لو كنت تتمتّعين بها أو ألقاب تحملينها، كالجميلة والاميرة والملكة والباربي وغيرها… المهمّ أن يتألّف بريدك الالكتروني من اسمك وعائلتك، كي تسهّلي المهمة على من يتلقّى منك رسالة ومن يريد إرسالها اليك. ابتعدي عن أسماء الدلع، حاولي أن تسهّلي طريقة كتابة العنوان البريدي وأن تختزلي من طوله وتعقيده قدر الامكان. من جهة أخرى، يمكنك أن تضيفي صفتك المهنية الى العنوان أو اسم الشركة التي تعملين فيها أو أرقام لها رمزيتها.
– في المضمون: لا شكّ بأنّك على بيّنة من الاختراقات للحسابات الالكترونية والتي من خلالها يصل لعملائك عبر بريدك الالكتروني رسائل غير لائقة أو تحمل فيروسات مدمّرة. لتلافي أحداث كهذه قدر الامكان، حاولي تغيير كلمة المرور كلّ فترة مع تعقيدها كي لا يتمّ خرقها بسهولة.
من حيث المضمون أيضاً ننصحك بألاّ تشتركي في مواقع التسوّق على الانترنت والمواقع اليومية عبر البريد الالكتروني نفسه الذي تستخدمينه في عملك، لأنّ هذه المواقع ترسل لك عشرات الرسائل يومياً ما قد يجعل البريد الوارد مثقل بكمية الرسائل هذه، الأمر الذي يمنعك من مراقبة بريدك وأي ايميل يصلك كما قد يبطّئ سرعة الابحار ويفتح المجال أمام صندق "السبام" ليستقطب الرسائل التي قد لا تعرفين بها.
عن أي كلمات مرور يجب أن تبتعدي؟
– التوقيع: بقدر ما يعتبر الردّ على الرسائل الالكترونية في شكل سريع مهمّ ومهني بقدر ما يجب أن تراعي به أصول الاجابة من عبارات الاحترام، والربط والمباشرة والانتهاء. من جهة أخرى يعتبر التوقيع أهمّ ما يجب عليك التركيز عليه، يجب أن ينتهي البريد الالكتروني باسمك والعائلة، من ثمّ صفتك المهنية، وبعدها اسم الشركة أو المكتب، العنوان، رقم الهاتف والموقع الالكتروني. يمكنك أن تضيفي أيضاً حساباتك إن كانت مهنية، على مواقع التواصل الاجتماعي.
