جدول أعمال واضح:
قبل ترتيب جدول الأعمال بصيغته النهائية، عليك التنبّه الى كلّ النقاط الأساسية التي سوف تطرّقون اليها خلال الاجتماع. بشكل موجز وواضح اكتبي نقاط جدول الأعمال واحرصي على توزيعه على جميع المشاركين قبل الموعد بيومين أوثلاثة ليتمكّنوا من تحضير مداخلاتهم.
من تدعين الى الاجتماع؟
ينبغي عليك دعوة المعنيين بموضوع الاجتماع بشكل مباشر، فالتوسّع في دعوة الزملاء غير المعنيين بالمشروع الذي تدرسونه أو الخطة التي تضعون أسسها، يشتت انتباهكم ويؤثّر سلباً على صنع القرار.
قواعد التوقيت:
يفضّل أن يعقد الاجتماع في الصباح الباكر، بعد ساعة من بدء الدوام أو بعد استراحة الغذاء. أمّا المعادلة الفضلى في ما يخصّ مدّته فتكون على الشكل التالي :" اجتماع = موضوع واحد= ساعة واحدة". فعقد اجتماعات عدّة كلّ واحد منها يعالج موضوع منفصل أفضل بكثير من طرح سلّة مواضيع مختلفة دفعة واحدة.
*في حال استدعى موضوع اللقاء اطالة مدّة الاجتماع لأكثر من ساعة، يجب أن يتخلل الاجتماع فواصل لخمس أو عشر دقائق.
لماذا تطول بعض الاجتماعات؟
بعض الاجتماعات تطول لغير حاجة، وتنحرف عن مسارها الأساسي. كوني صارمة وتلافي الأسباب التالية:
- سبب عقد الاجتماع غير واضح، أو أسوأ من ذلك لم يتمّ ترتيب جدول أعمال.
- لم يتحضّر المشاركون بصورة كافية.
- التراخي في ضبط أجواء الاجتماع وعدم المسارعة الى انهاء اي خلاف قد ينشأ بين المجتمعين.
