صحيح أن عالم التكنولوجيا جعل التواصل أمراً أسهل على الجميع إلاّ أن هذا لا يمنع أبداً، يا عزيزتي، من وجود قواعد مهمة جداً يجب احترامها واتباعها في أصول المراسلات الالكترونية واتيكيت "الايميل". من هنا، تقدّم لك ياسمينة مجموعة من القواعد الذهبية في كيفية احترام اتيكيت التواصل الالكتروني والرسائل الالكترونية.
اختبري نفسك: هل أنت عرضة للوقوع في أخطاء الاتيكيت الشائعة؟
التحية والخاتمة: تأكدي يا سيدتي من أن الرسالة الالكترونية، التي ترغبين بارسالها، تتضمّن تحية مهذّبة وتنتهي بخاتمة شكر. كما يتوجب التأكد من أن الاسماء المذكورة في هذه الرسالة مكتوبة في شكل صحيح منعاً لاي التباس.
التدقيق والتصحيح: عليك يا عزيزتي التدقيق، لاكثر من مرة، في الرسالة التي ترغبين بإرسالها لناحية التأكد من خلو النصّ من الأخطاء الإملائية أو المطبعية.
التفاصيل الكاملة: تأكدي من وجود كامل التفاصيل والمعلومات الضرورية في طلبك فضلاً عن احتواء نصّ الرسالة الالكترونية على جمل واضحة ومفهومة، بعيداً من التعقيد والكلمات الملتبسة المعاني.
الطلب والشكر: من المهم جداً، يا عزيزتي، أن تدركي أهمية الرقي في التواصل واحترام أصول العلاقات والمخاطبة. فإذا كانت الرسالة الالكترونية تحتوي على طلب ما من شخص معين، فعليك أن تكتبي في البداية من فضلك أو رجاء وفي النهاية كلمة شكراً.
أصول المرفقات: في حال تضمّنت الرسالة الالكترونية مرفقات، عليك التأكد من أن الملف الذي ترغبين بإرساله في الرسالة لا يتطلّب وقتاً طويلاً لتحميله وبالتالي من المهم جداً عدم إرسال أي ملف كبير الحجم أو ملفت بل قومي بتصغيره من خلال إحدى برامج الضغط الشهيرة كـ ZIP، أو اللجوء إلى موقع we transfer لرفع الملفات عليه ثم ارساله.
إياك وعلامات الاستفهام: سيدتي، تجنّبي تضمين الرسالة الالكترونية التي ترغبين بإرسالها علامات استفهام أو تعجب بجانب بعضها، لأنها تدلّ الى عدم المهنية.
الاسم الحقيقي: لا تقومي أبداً بكتابة إسم مستعار أو إسم دلع في البريد الإلكتروني لأي شخص تقومين بمراسلته.
الردّ على الرسالة: تأكدي من ردّك على كل الرسائل الالكترونية التي تتلقّينها حتى ولو بكلمات بسيطة أو كلمة شكراً.
شكل الرسالة: حافظي على تنظيم الرسالة الإلكترونية في شكل بسيط، من خلال تقسيمها على هيئة فقرات. وفي حال رغبت في التركيز على نقطة أو نقاط معينة في الرسالة، اكتبيها بخط عريض وابتعدي عن الخطوط غير التقليدية والخلفيات الملونة حفاظاً على المهنية والجديّة.
اقرئي المزيد:كيف تتصرفين عند التأخر على المواعيد بحسب الاتيكيت؟
